Färre följdfrågor inför nästa bidragsomgång. En ansökningsportal för er stiftelse, från formulär till mötesunderlag.
En ansökan ligger i inkorgen, budgeten kommer senare och den reviderade versionen har samma filnamn. Vi bygger en ingång som håller ihop alla handlingar i en ansökan och visar ert team vad som fortfarande saknas.
Varje ansökan har en status som alla ser
Vi utformar formulären efter era bidragsområden. Obligatoriska fält och enkla regler flaggar saknade uppgifter och bilagor innan den sökande klickar på ”Skicka”.
Varje ansökan har en status, en ansvarig person och alla inskickade versioner. Följdfrågor och svar ligger direkt i ärendet. Kompletterar någon med handlingar ser ni vilken version som gäller. Om ändringar är möjliga efter sista ansökningsdag bestämmer ni i förväg.
Från inkommen ansökan till möte
-
01
Skicka in och bekräfta
Den sökande beskriver projektet och laddar upp de begärda handlingarna. En automatisk bekräftelse listar vad som har kommit in.
-
02
Granska och fråga
Kansliet ser vilka obligatoriska handlingar som saknas och begär in dem direkt från ärendet. Om ni vill skriver AI en första sammanfattning och markerar motstridiga uppgifter.
-
03
Förbered för styrelsen
Portalen sammanställer mötesunderlaget av de granskade uppgifterna, med hänvisningar till originalhandlingarna. Efter mötet för ni in beslut och motivering i ärendet.
Det här klargör vi före implementationen
Vi testar portalen med typiska ansökningar, stora bilagor, avbrutna inmatningar och kompletteringar. Formuläret ska gå att använda med tangentbordet och visa begripliga felmeddelanden. Den som inte kommer vidare digitalt ska kunna nå en kontaktperson.
Vi klargör också hur portalen kopplas till er bidragshantering, vilken åtkomst externa granskare får och hur länge ni sparar avslagna ansökningar. Portalen kan börja i liten skala och behöver inte ersätta er bidragshantering direkt.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. I en AI-audit går vi igenom utvalda arbetsflöden och ger er rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Auditen räknas av i sin helhet vid implementation med AI Værk, annars kostar den 6 000 SEK. Hittar vi inget ekonomiskt lönsamt användningsfall bortfaller avgiften; endast i förväg överenskomna utlägg som resor kvarstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Beslutar AI om ett bidrag?
Nej. Den sorterar handlingar och skriver utkast. Bedömning och beslut ligger hos ert kansli och er styrelse.
Kan vi hantera flera bidragsområden?
Ja. Varje bidragsområde kan ha egna frågor, handlingar och datum. Tillsammans bestämmer vi vilka fält som är gemensamma för alla områden.
Är då varje inskickad ansökan komplett?
Formellt ja: portalen kontrollerar obligatoriska fält och bilagor. Om handlingarna räcker i sak, om budgeten går ihop och om projektet passar stiftelsens ändamål bedömer ert kansli.
Nästa steg
Här hittar ni relaterade arbetsflöden och våra priser. Omfattningen av utveckling, utbildning och valfri support fastställer vi i offerten innan ni ger oss uppdraget.
AI för stiftelser Bidragshantering för stiftelser Projektrapporter för stiftelser Priser och villkor för AI-audit Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och lönsamhet
Vilka följdfrågor tar ert kanslis tid?
Beskriv arbetsflödet och de system ni arbetar med. Konfidentiella handlingar behöver vi inte för det första samtalet.