Medlemsregister utan Excel-kaos. Medlemsregister för föreningar: en lista som alla sköter tillsammans.
Vem är medlem just nu? I många föreningar vet bara personen med den senaste Excel-filen det. Ett bra medlemsregister för föreningar ger svaret till alla som får ställa frågan.
Varför medlemslistan tar så mycket tid
Nya medlemmar anmäler sig på pappersblankett, via mejl eller muntligt vid träningen. Någon skriver av uppgifterna, ofta veckor senare. Adressändringar hamnar i kansliets inkorg och utträden på en lapp hos kassören. Till slut finns flera listor som säger emot varandra, och inför varje årsmöte börjar den stora avstämningen.
Till det kommer dataskyddet. En Excel-fil med namn, adresser, födelsedatum och bankuppgifter som mejlas mellan styrelseledamöter är en risk. Och efter varje styrelseval börjar letandet efter rätt version om igen.
Lösningen är en enda lista där varje uppdrag har sina egna behörigheter. Avskrivningen tar AI hand om.
Så förändras medlemslistan
I dag
Tre versioner av listan
Ingen vet säkert vilken som stämmer. Inför varje möte stäms de av mot varandra.
Avskrivning för hand
Någon för över varje ansökan för sig, från papper eller mejl.
Allt hänger på en person
Den som har filen är på semester eller har lämnat sitt uppdrag.
Efteråt
En lista för alla
Styrelse, kassör och sektioner arbetar med samma aktuella uppgifter.
Ansökningar utan avskrivning
Nya medlemmar ansöker på webben, och pappersblanketter läser AI av.
Överlämning via inloggning
Den som tar över ett uppdrag får en egen inloggning och hittar allt på plats.
Det här kan programvaran sköta
Läsa av blanketter
Ansökningar via webben kommer in som färdiga poster. Från skanningar och mejl fyller AI i fälten och markerar det som saknas eller är oläsligt. Innan en ny medlem hamnar i registret kontrollerar någon i styrelsen dubbletter och bekräftar posten.
Medlemmarna uppdaterar själva
Medlemmar ändrar adress eller telefonnummer själva via en säker inloggning. För nya bankuppgifter går det att lägga till en extra bekräftelse. Ni ser varje ändring utan att skriva av något.
Var och en ser det som behövs
Sektionsledare, kassör och styrelse ser det som deras uppdrag kräver. Vid ett ombyte får efterträdaren en egen inloggning och den gamla spärras.
Så går vi till väga
-
01
Nulägesgenomgång
Vi tittar på era medlemslistor, ansökningsblanketter och inkorgar och reder ut vem som sköter vad i dag. Efteråt är det tydligt var uppgifter kommer in dubbelt eller inte alls.
-
02
Välj var ni börjar
Vi föreslår var ni ska börja och anger omfattning och prisram. Ofta är det själva medlemsregistret, ibland avgifterna eller anmälningarna.
-
03
Bygga och förvalta
Vi bygger programvaran, för över era befintliga listor och introducerar styrelse och kansli. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter avtalar vi före start.
Medlemsregister, avgifter och mer
Medlemsregistret är ofta den bästa starten, eftersom allt annat bygger på det: avgifter, autogiro och anmälningar använder samma uppgifter. När listan väl är i ordning kan ni bygga ut steg för steg.
För föreningars digitalisering finns bidrag från till exempel kommuner, regioner, stiftelser och förbund. Vi hjälper er att hitta dem och skriver projektbeskrivningen till er ansökan.
AI för föreningar Medlemsavgifter och betalningar AI-programvara för föreningar Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om medlemsregister för föreningar
Kan vi ta med vår Excel-lista?
Ja. Vi för över era befintliga listor, slår ihop dubbletter och går igenom resultatet med er innan den nya programvaran tas i bruk.
Finns det inte färdiga medlemsregister för föreningar?
Jo, och ibland passar ett sådant program bra. Då säger vi det. Vi bygger där färdiga lösningar inte passar er förening och Excel fyller luckorna.
Var lagras medlemmarnas uppgifter?
Var uppgifterna lagras, vem som kommer åt dem, hur länge de sparas och vad leverantörer får göra med dem bestämmer vi före genomförandet. Vi kontrollerar också om en leverantör får använda era data för AI-träning.
Vad kostar det?
Det beror på vad er förening behöver. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt. Därefter ger vi en realistisk prisram och undersöker gärna vilka bidrag som kan vara aktuella.
Visa oss er Excel-lista.
Berätta kort hur er förening hanterar medlemmar i dag. Vi säger ärligt var programvara lönar sig och var den inte gör det.