Medlemmar, avgifter och anmälningar i en tillämpning. AI-programvara för föreningar: integrationer och införande.

Medlemsregister, avgiftslista, anmälningar, hallplan: i många föreningar är det en Excel-fil var, skött av en person och skickad per mejl. Vi undersöker vad ert föreningssystem redan klarar och bygger den koppling eller tillämpning som saknas. AI föreslår uppgifter från blanketter och mejl för granskning, medan avgifter och behörigheter följer fasta regler.

Boka ett första samtal Tillbaka till AI för föreningar

Egen programvara för kalkylblad som har vuxit

Excel är ofta föreningens första verktyg, och det med rätta: alla kan det och man kan börja direkt. Med åren tillkommer kolumner för sektioner, färger för obetalda avgifter och kommentarer för specialfall. Till slut förstår bara en person hur allt hänger ihop, och efter varje styrelsebyte börjar inskolningen om.

Vi gör om det till en tillämpning med era avgiftsgrupper, sektioner och blanketter. Alla med ett uppdrag arbetar med samma aktuella uppgifter, och var och en ser bara det som uppdraget kräver.

AI tar hand om arbetet med fritext. Beräkningar, avstämning och behörigheter följer fasta regler, och om rabatter eller uteslutning av en medlem beslutar styrelsen.

Fem exempel från föreningsadministrationen

Varje exempel visar en uppgift som i dag ligger i Excel eller i inkorgen, och hur den ser ut i programvaran.

Medlemsregister

Ett medlemsregister som alla sköter tillsammans, med ansökningar utan avskrivning och inloggningar som följer uppdraget.

Se exemplet 02

Avgifter och autogiro

Stämma av betalningar efter regler, granska oklarheter och förbereda autogirofiler enligt avgiftsreglerna.

Se exemplet 03

Anmälningssystem

Kurser, cuper och läger med kölista, även när anmälningar kommer via mejl.

Se exemplet 04

Lokalbokning

Hallar, planer och klubbstuga i en plan som varnar för dubbelbokningar.

Se exemplet 05

AI-assistent

Svarar medlemmar utifrån stadgar, avgiftsregler och schema och skickar specialfall vidare.

Se exemplet

Det här gör AI i programvaran

Läser det som kommer in

Från pappersblanketter, mejl eller kvitton föreslår AI fält och kopplingar. Original och förslag visas sida vid sida tills någon bekräftar. Entydiga, strukturerade uppgifter behandlar programvaran direkt enligt regler.

Svarar på frågor

När är träningen, vad kostar familjeavgiften, hur går jag ur föreningen? AI svarar utifrån stadgar, avgiftsregler och schema och skickar specialfall vidare till ansvarig person.

Sammanfattar och påminner

Långa mejltrådar och protokoll sammanfattar AI i några meningar. Om obetalda avgifter, saknade samtycken eller halltider som löper ut påminner programvaran i tid.

Så går vi till väga

01
Titta på listor och inkorgar
Vi går tillsammans igenom de Excel-filer, blanketter och inkorgar som föreningen arbetar med i dag och skriver ner vad programvaran måste klara och vad den kan vara utan.
02
Bestäm första delen
Vi föreslår var ni ska börja, oftast med den del som tar flest ideella timmar. Tidsplanen avtalar vi när vi har gått igenom omfattning, uppgifter och åtkomst.
03
Bygga och förvalta programvaran
Vi bygger programvaran, för över era uppgifter och introducerar alla som ska arbeta med den. Drift, uppdateringar, behörigheter och hur leverantörer får använda uppgifterna bestämmer vi före start.

Börja i liten skala, bygg ut ordentligt

Programvaran behöver inte klara allt på en gång. En bra början är ofta medlemsregistret, eftersom avgifter och anmälningar bygger på det. När det fungerar läggs nästa del till och använder samma uppgifter.

Hur vi utvecklar programvara, för föreningar och för medelstora företag, beskriver vi på sidan om skräddarsydd utveckling. Den som först vill veta vad som lönar sig börjar med rådgivning.

Öva på användningen i teamet AI för föreningar Skräddarsydd utveckling Bedöm nytta och genomförbarhet Välj projektpartner och support Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader

Vanliga frågor om AI-programvara för föreningar

Finns det ingen färdig programvara för det här?

Jo, det finns bra föreningssystem, och för vissa föreningar passar de precis. Då säger vi det. Vi bygger där ett färdigt system inte passar era sektioner, avgiftsregler eller anmälningar och Excel fyller luckorna. Ert befintliga system kan vara kvar, och vi lägger till det som saknas.

Vad klarar AI-programvara för föreningar som Excel inte klarar?

Alla behöriga arbetar i samma aktuella lista i stället för med skickade kopior. AI läser av blanketter, svarar på medlemsfrågor och sammanfattar texter, och programvaran påminner om tidsfrister.

Kan vi ta med våra Excel-listor?

Ja. Vi för över era uppgifter, rensar dubbletter och går igenom allt med er innan programvaran tas i bruk.

Vad kostar programvaran?

Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK, resten beror på omfattningen. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt. Därefter ger vi en prisram och undersöker gärna vilka bidrag som kan vara aktuella.

Vilket arbetssteg saknas mellan era system?

Beskriv vilka listor och program ni använder och vad som ska komma ut i slutet. Utifrån det tar vi fram en rimlig första omfattning.

Boka ett första samtal