En bokningsplan som alla ser. Lokalbokning för föreningar utan dubbelbokningar och ändlösa mejl.
Barngympa på måndag, volleyboll på tisdag och klubbstugan för jubileumsfesten på lördag. I många föreningar sköter en enda person lokalbokningen i en Excel-fil. Den som vill byta tid skriver till hen och väntar. Dubbelbokningar märks först när två grupper står vid samma dörr.
Varför bokningsplanen kräver så mycket samordning
I en förening med flera sektioner delar många grupper på få hallar och planer. Till det kommer rummen i klubbstugan, minibussen till bortamatcher och projektorn till årsmötet. På vintern blir hallen trång när fotbollen flyttar inomhus.
Alla förfrågningar går via hallansvarig eller en styrelseledamot: per telefon, i en meddelandeapp eller i korridoren efter träningen. Är hen på semester blir frågan om den lediga lördagen liggande. När kommunen fördelar om sina halltider börjar pusslet om från början.
Vi bygger en bokningsplan som alla sektioner kan se. Önskemål kommer in ordnat till hallansvarig, som fortfarande bestämmer vem som får använda hallen och när.
Så förändras bokningsplanen
I dag
En plan, en person
Om hallen är ledig vet bara den som frågar och väntar på svar.
Dubbelbokat
Två sektioner planerar med samma tid och ingen märker det i tid.
Ändringar sprids muntligt
Inställda pass och bytta tider når vissa ledare för sent.
Efteråt
En plan för alla
Sektioner, ledare och styrelse ser samma aktuella bokningar.
Krockar blir synliga
Programvaran varnar innan någon bokar en tid dubbelt.
Ändringar når alla
Blir ett träningspass inställt får de berörda grupperna besked automatiskt.
Det här kan programvaran sköta
Alla platser i en plan
Hallar, planer, klubbstuga, mötesrum och minibussen finns i en översikt. Varje sektion ser vad som är bokat för den.
Förstå förfrågningar
Skriver någon ”lilla hallen lördag om två veckor” för AI in datum, plats och grupp som ett förslag. Saknas en uppgift frågar den. Bokningen blir bindande först när ansvarig person bekräftar den.
Svara på frågor om bokningar
Den som vill veta om lilla hallen är ledig på fredagskvällen får svaret direkt från den aktuella planen. Privata fester och kontaktuppgifter visas inte.
Så går vi till väga
-
01
Gå igenom plan och önskemål
Vi tittar på er nuvarande bokningsplan, kommunens halltider och sektionernas önskemål. Vi pratar med den som svarar på förfrågningarna i dag och ser var samordningen fastnar.
-
02
Bestäm var ni börjar
Vi bestämmer tillsammans var ni börjar. Ofta räcker först en plan som alla ser. Kommer många förfrågningar via mejl sorterar AI in dem i planen i ett senare steg.
-
03
Bygga och förvalta programvaran
Vi bygger programvaran, för över er tidigare plan och visar sektionerna hur de arbetar med den. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter avtalar vi före start.
Bokningar, kurser och medlemmar
Den som startar en ny kurs behöver en ledig halltid. Den som bokar hallen för en helgcup behöver ofta också en anmälningslista för lagen. Därför går bokningsplanen att koppla till ett anmälningssystem senare.
Är medlemsregistret anslutet ser varje ledare vilka som hör till gruppen. Alla delar använder samma uppgifter, och ingen behöver föra två listor.
AI för föreningar Anmälningssystem Medlemsregister AI-programvara för föreningar Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om lokalbokning för föreningar
Vi använder kommunens hallar. Fungerar det ändå?
Ja. Ni för in de tider som kommunen har tilldelat föreningen och fördelar dem på sektioner och grupper. Själva beskedet kommer fortfarande från kommunen. Ändrar kommunen något för ni in det för hand, eller automatiskt om kommunens bokningssystem har en kontrollerad koppling.
Vem får föra in och ändra tider?
Det bestämmer ni. Alla behöriga ser planen, men bara de personer ni utser kan ändra den. Övrigas förfrågningar samlas hos dem.
Vad kostar digital lokalbokning?
Det beror på hur många platser och grupper ni planerar. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt, och därefter ger vi en realistisk prisram. Vill ni det undersöker vi vilka bidrag som kan vara aktuella.
Kan vi ta med vår nuvarande plan?
Ja. Vi för över er plan från Excel och går igenom den med er innan den nya programvaran tas i bruk. Innan dess bestämmer vi var uppgifterna lagras, vem som kommer åt dem och hur länge de sparas. Leverantörernas avtalsvillkor kontrollerar vi med avseende på om era data får användas för AI-träning.
Visa oss er bokningsplan.
Berätta kort hur er förening fördelar hallar, planer och lokaler i dag. Vi säger ärligt var programvara lönar sig och var den inte gör det.