Varje rapport ligger på rätt projekt. Projektrapporter och redovisning av bidrag i ett och samma arbetsflöde.
En delrapport kommer via mejl, bilagorna ligger bakom en nedladdningslänk och sista datum har flyttats per telefon. Vi kopplar datum, inkomna handlingar och granskning till respektive projekt.
Inkommen betyder inte granskad
En rapport kan ha kommit in och ändå lämna frågor öppna. Därför skiljer vi på fyra lägen: begärd, inkommen, under granskning, avslutad. Flyttade datum för ni in på projektet, så att den automatiska påminnelsen tar hänsyn till ett överenskommet undantag.
AI sammanställer ett utkast ur rapporten om aktiviteter, medelsanvändning och öppna frågor. Varje påstående hänvisar till sitt ställe i rapporten. Det projektägaren skriver förblir projektägarens uppgift tills ert team har granskat underlagen.
Från sista datum till mötesunderlag
-
01
För över datum från bidraget
På projektet anger ni rapporttyper, kontaktpersoner och sista datum. Påminnelser går ut enligt fasta regler. Mejl som inte kan levereras hamnar hos ert team.
-
02
Samla handlingarna
Systemet kopplar inkomna handlingar till projekt och rapportperiod. Stämmer kopplingen inte eller saknas en bilaga rättar ert team den eller begär in det som fattas. Originalen förblir oförändrade.
-
03
Granska sammanfattningen
Utkastet följer era rubriker. Ert team stämmer av avvikelser från ansökan och öppna underlag innan något förs in i mötesunderlaget eller årsrapporten.
Det här klargör vi före implementationen
Vi testar med typiska rapporter och med de besvärliga: tomma formulär, motstridiga siffror, sena inlämningar, flera versioner. Måttstocken är om ert team kommer framåt snabbare med en rimlig granskningsinsats.
Citat, bilder eller uppgifter om deltagare publicerar ni bara efter eget godkännande. Vi lägger in ett separat steg för det, så att en intern rapport inte av misstag blir offentlig.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. I en AI-audit går vi igenom utvalda arbetsflöden och ger er rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Auditen räknas av i sin helhet vid implementation med AI Værk, annars kostar den 6 000 SEK. Hittar vi inget ekonomiskt lönsamt användningsfall bortfaller avgiften; endast i förväg överenskomna utlägg som resor kvarstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Granskar AI slutgiltigt hur medlen har använts?
Nej. Den sorterar uppgifter och visar avvikelser. Den sakliga och ekonomiska granskningen av underlagen gör era ansvariga.
Måste projektägarna installera programvara?
Nej, det räcker med en inloggning i webbläsaren. Om ni även tar emot rapporter via mejl bestämmer vi tillsammans utifrån era projektägare och hur ni arbetar i dag.
Kan vi behålla vår rapportstruktur?
Ja. Vi tar över era fält och mallar och bestämmer tillsammans vilka uppgifter som fylls i som formulärfält och vilka som laddas upp som dokument.
Nästa steg
Här hittar ni relaterade arbetsflöden och våra priser. Omfattningen av utveckling, utbildning och valfri support fastställer vi i offerten innan ni ger oss uppdraget.
AI för stiftelser Bidragshantering för stiftelser Ansökningsportal för stiftelser Priser och villkor för AI-audit Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och lönsamhet
Låt oss prata om ert utgångsläge.
Beskriv arbetsflödet och de system ni arbetar med. Konfidentiella handlingar behöver vi inte för det första samtalet.