Dra in avgifterna utan räknekvällar. Medlemsavgifter och autogiro för föreningar på ett ställe.
En gång om året, i vissa föreningar varje kvartal, sitter kassören vid köksbordet med kontoutdrag och avgiftslista. Hen letar fram vem som har betalat, vem som är ny och vem som betalar familjeavgift. Det räknandet kan programvara ta över.
Varför avgifterna tar så många kvällar
Avgiftslistan är i många föreningar en Excel-fil som har vuxit under flera år. Det finns vuxna, ungdomar, familjer, rabatterade och hedersmedlemmar, plus sektionsavgifter i idrottsföreningen eller kursavgifter i kulturföreningen. Den som går med under året betalar för en del av året, och den som slutar måste strykas i tid. Före varje dragning räknar kassören om allt för hand och kan först därefter skapa autogirofilen till banken.
Efter dragningen fortsätter arbetet. Dragningar misslyckas för att någon har bytt bank. Överföringar har meddelanden som ”Avgift Lena” eller inget alls. Kassören jämför därför kontoutdraget rad för rad med listan, och till slut återstår några fall där hen måste fråga. Det är obekvämt när man träffar samma medlemmar på nästa träning eller körrepetition.
När någon ny tar över kassan efter årsmötet ärver hen en fil full av specialregler som ingen har skrivit ner. Programvara håller reglerna samlade och räknar likadant varje gång.
Så förändras kassörens arbete
I dag
Räkna före varje dragning
Rabatter, familjeavgifter och inträden under året räknar kassören ut på nytt varje gång.
Kontoutdraget bredvid listan
Varje betalning letar hen upp för hand, bockar av och frågar vid tveksamhet.
Påminnelser tar emot
Kassören skriver till medlemmar som inte har betalat en och en, ofta med en klump i magen.
Efteråt
Dragningen är förberedd
Programvaran räknar avgifterna efter fasta regler och visar summan före exporten. Kassören godkänner dragningen.
Betalningarna hittar rätt
Entydiga betalningar kopplar programvaran via referens och belopp. Vid oklara föreslår AI en passande medlem.
Vänliga påminnelser
Den som verkligen inte har betalat får en påminnelse med er formulering. Tvistiga fall reder kassören ut först.
Det här kan programvaran sköta
Koppla betalningar
Programvaran stämmer av bankexporten mot referenser och belopp. Betalar föräldrar för sitt barn eller saknas meddelande föreslår AI möjliga medlemmar. Kassören ser transaktion och förslag sida vid sida och bekräftar.
Skapa autogirofilen
Avgiftsgrupper, rabatter och delårsavgifter räknar programvaran ut enligt era avgiftsregler. Autogiromedgivanden och det filformat er bank kräver kontrollerar vi när vi bygger. Dragningen startar kassören själv.
Påminna och följa upp
Öppna poster och misslyckade dragningar syns tills någon har hanterat dem. Påminnelser förbereder programvaran, och de skickas enligt de regler ni bestämmer.
Så går vi till väga
-
01
Nulägesgenomgång
Vi sätter oss med er kassör och går igenom avgiftslista, avgiftsregler och kontoutdrag. Efteråt är specialreglerna nedskrivna och vi vet var det mesta räknandet ligger.
-
02
Välj var ni börjar
Vi föreslår var ni ska börja och anger omfattning och prisram. Ofta är det avstämningen av betalningar, ibland autogirofilen eller påminnelserna.
-
03
Bygga och förvalta
Vi bygger programvaran, för över er avgiftslista och introducerar kassör och styrelse. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter avtalar vi före start.
Tänk avgifter, medlemmar och anmälningar tillsammans
Avgifterna hänger direkt ihop med medlemsregistret. Den som går med, byter sektion eller får ett familjemedlemskap betalar från och med då ett annat belopp. Därför kopplar vi ihop dem: en ändring förs in en gång och kassören ser den direkt.
Kursavgifter och deltagaravgifter från anmälningar kan dras in på samma sätt. Kassören ser på ett ställe vad som kommer in och har siffrorna till kassarapporten klara inför årsmötet. Vi hjälper också gärna till att hitta bidrag för digitaliseringen.
AI för föreningar Medlemsregister Anmälningssystem AI-programvara för föreningar Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om medlemsavgifter och betalningar
Fungerar autogirofilen med vår bank?
Vi tar reda på vilket format er bank kräver och testar flödet med en testfil. Före varje överföring ser ni medgivanden, belopp och totalsumma. Dragningen startar ni själva.
Kan medlemmar fortsätta betala med överföring?
Ja. Entydiga betalningar kopplar programvaran automatiskt. Oklara kontrollerar kassören innan de räknas som betalda eller en påminnelse skickas.
Vad kostar programvara för avgifter och autogiro?
Det beror på omfattningen, till exempel antalet avgiftsgrupper och sektioner. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt. Därefter ger vi en realistisk prisram och undersöker gärna vilka bidrag som kan vara aktuella.
Var lagras medlemmarnas bankuppgifter?
Var uppgifterna lagras, vem som kommer åt dem, hur länge de sparas och vad leverantörer får göra med dem bestämmer vi före genomförandet. Vi kontrollerar också om en leverantör får använda era data för AI-träning.
Visa oss er avgiftslista.
Berätta kort hur er förening drar in och stämmer av avgifter i dag. Vi säger ärligt var programvara lönar sig och var er lista redan räcker.