Anmälningar utan papperslappar. Ett anmälningssystem för föreningar som själv håller koll på platser och kölistor.
Sommarläger, simskola, klubbcup eller teaterworkshop: anmälningarna kommer på lappar, via mejl, i meddelandeappar och i förbifarten. Vi bygger ett anmälningssystem som samlar allt i en lista, räknar platserna och bekräftar anmälningarna.
Där anmälningarna fastnar i dag
Ungdomsledaren samlar lappar till lägret, tränaren får meddelanden i mobilen, och i kansliets inkorg ligger mejl från föräldrar som vill anmäla sitt barn till nybörjarkursen. Till slut för någon över allt till en Excel-lista och märker då att kursen redan var full.
Sedan följer efterarbetet: skicka bekräftelser, samla in samtycken, kontrollera deltagaravgifter, ringa dem som står på tur. Varje avbokning drar med sig nya meddelanden. Blir personen som för listan sjuk vet ingen strax före start vilka som kommer.
Medlemmar, föräldrar och gäster behöver inte lära sig något nytt. Den som hellre skickar ett mejl eller lämnar en lapp kan fortsätta göra det.
Så förändras kurser och läger
I dag
Anmälningar i alla kanaler
Lappar, mejl och meddelanden hamnar hos olika personer.
Platser räknas för hand
Bara den som har den aktuella listan vet om det finns platser kvar.
Bekräfta och flytta upp
Varje besked, varje avbokning och varje plats som går vidare från kön kräver ett eget meddelande.
Efteråt
En ingång för allt
Webbanmälningar och insorterade mejl står i samma lista.
Platserna räknas själva
När kursen är full hamnar nya anmälningar automatiskt på kölistan.
Flytta upp utan telefonkedja
Avbokar någon får nästa person på kölistan besked.
Det här kan programvaran sköta
Sortera in mejl
Ur ett anmälningsmejl hämtar AI namn, kurs och kontaktuppgifter som ett förslag. Saknas något frågar den. En plats delas ut först när uppgifterna är fullständiga och bekräftade.
Platser och kölistor
Ni bestämmer kapacitet, deltagarvillkor, turordning och svarstid. Platserna fördelas efter det, även när två familjer anmäler sig samma minut. Avbokade platser och erbjudanden som inte besvaras i tid går vidare till kölistan.
Listor för ledarna
Varje ledare ser uppgifterna för sin grupp. Nödkontakter och hälsouppgifter ser bara de ledare som behöver dem, och systemet raderar dem efter den avtalade tiden. De uppgifterna går inte in i AI-behandlingen.
Så går vi till väga
-
01
Gå igenom ingångarna
Vi tittar tillsammans med er på hur anmälningar kommer in i dag: lappar, inkorgar, meddelandeappar och sektionernas Excel-listor. Och vi ser var mest tid går förlorad.
-
02
Välj första aktiviteten
Vi väljer tillsammans den aktivitet ni börjar med. Ofta är det den som tar mest energi varje år, till exempel sommarlägret eller klubbcupen.
-
03
Bygga och förvalta programvaran
Vi bygger programvaran, för över befintliga listor och visar alla som ordnar kurser och läger hur de arbetar med den. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter avtalar vi före start.
Anmälningar, halltider och avgifter
En kurs behöver en ledig hall, ett läger en deltagaravgift, och medlemmar betalar ofta mindre än gäster. Känner anmälningssystemet till medlemsregistret behöver ingen längre slå upp vem som är medlem.
Därför bygger vi anmälningarna så att de senare kan samverka med bokningsplanen och avgiftsindragningen. Ni behöver inte bygga det direkt. Varje utbyggnad använder sedan samma uppgifter.
AI för föreningar Lokalbokning Medlemsavgifter och betalningar AI-programvara för föreningar Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om anmälningssystem för föreningar
Kan även icke-medlemmar anmäla sig?
Ja, om ni vill. För varje kurs eller aktivitet bestämmer ni vem som får anmäla sig, vilka uppgifter som krävs och om medlemmar betalar ett annat pris än gäster.
Hur gör vi med föräldrar som hellre ringer eller lämnar en lapp?
Anmälningar via telefon och papper för behöriga personer i föreningen in i efterhand. Alla anmälningar delar samma platser och samma kölista, oavsett hur de kom in.
Hur snabbt kan ett anmälningssystem för föreningar vara på plats?
I början räcker ofta en typ av aktivitet, till exempel kurser eller sommarlägret. En tidsplan ger vi när vi känner till omfattning, uppgifter och åtkomst. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt, och därefter får ni en realistisk prisram.
Var lagras deltagarnas uppgifter?
Lagringsplats, behörigheter och gallring bestämmer vi före genomförandet. Leverantörernas avtalsvillkor kontrollerar vi med avseende på om era data får användas för AI-träning. Hälsouppgifter och nödkontakter ser bara ledarna för den aktuella gruppen.
Visa oss er anmälningslista.
Berätta kort hur anmälningar till kurser, cuper eller läger kommer in hos er. Vi säger ärligt om ett system lönar sig för det.