Beslutet finns. Vi gör det lätt att hitta. Intranät och kunskapshantering för er stiftelse.
Bidragsbeslutet står i ett gammalt protokoll, den gällande riktlinjen på en server och tolkningen i huvudet på en kollega. Vi samlar godkända handlingar på ett ställe och bygger en sökning som visar källan till varje svar.
Först ordning i materialet, sedan sökningen
En ny sökfunktion gör inte gamla handlingar aktuella. Därför klargör vi först med kansliet vilka riktlinjer som gäller, vilka versioner som hör till arkivet och vem som ansvarar för ändringar. Detsamma gäller protokoll, beslutade underlag och interna arbetsinstruktioner.
Sedan besvarar en assistent frågor utifrån det godkända materialet, till exempel vilka beslut som finns inom ett bidragsområde eller vilka underlag som måste finnas före en utbetalning. Varje svar hänvisar till dokumentet. Saknas en uppgift eller motsäger två versioner varandra ska svaret säga det öppet.
Så kan arbetet se ut
-
01
Välj källor
Vi börjar med ett avgränsat material, till exempel bidragsriktlinjer och mötesprotokoll, och noterar giltighet och ansvariga för varje dokument. Era befintliga mappar kopplar vi in när gränssnitt och behörigheter tillåter det på ett tillförlitligt sätt.
-
02
Styr åtkomsten
Kansli, styrelse och externa parter får de överenskomna behörigheterna, och sökningen följer dem. Vi testar det medvetet med frågor om dokument som den som frågar inte får se.
-
03
Granska svar och vårda kunskapen
Ert team kontrollerar typiska sökfrågor mot originalen och håller samtidigt utkik efter inaktuella källor. För nya, ändrade och borttagna dokument bestämmer vi vem som sköter materialet.
Det här klargör vi före implementationen
Sökningen körs på er egen infrastruktur eller dedikerat hos en hostingpartner. Vid en hybridlösning bestämmer vi vilket innehåll som får behandlas externt, om sökfrågor sparas och vem som får åtkomst vid underhåll.
Ett intranät kan dessutom samla möteshandlingar, ansvarsområden och mallar. Det kräver oftast ingen språkmodell. Vi skiljer på dokumentlagring, vanlig sökning och AI och bygger bara de delar som er stiftelse faktiskt använder.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. I en AI-audit går vi igenom utvalda arbetsflöden och ger er rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Auditen räknas av i sin helhet vid implementation med AI Værk, annars kostar den 6 000 SEK. Hittar vi inget ekonomiskt lönsamt användningsfall bortfaller avgiften; endast i förväg överenskomna utlägg som resor kvarstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Kan vi ta med gamla skannade dokument?
Oftast behövs först textigenkänning. Vi kontrollerar på ett urval att text och sidhänvisningar stämmer. Skanningar som inte klarar det tar vi inte med som källa.
Hur vet jag att ett svar stämmer?
Varje svar anger vilka dokument som använts, och ni kan läsa stället där. För viktiga uppgifter bör ni göra det, eftersom även en sammanfattning med källhänvisning kan ta fel.
Måste hela stiftelsen se samma handlingar?
Nej. Vi bestämmer roller och åtkomst i förväg. En ny styrelseledamot hittar även via sökningen bara de handlingar som uppdraget kräver.
Nästa steg
Här hittar ni våra övriga tjänster för stiftelser och våra villkor. Omfattningen av utveckling, utbildning och valfri support fastställer vi före varje uppdrag.
AI för stiftelser AI-workshoppar för stiftelser AI-programvara för stiftelser Priser och villkor för AI-audit Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och lönsamhet
Berätta var era handlingar finns i dag.
För det första samtalet räcker en beskrivning av lagring, system och de frågor ert team ställer oftast. Konfidentiella handlingar behöver vi inte för det.