AI som tar föreningar framåt. AI för ideella föreningar, som ger de ideella tillbaka sina kvällar.
Medlemslista, avgifter, anmälningar, halltider: i de flesta föreningar sköter ideella det på kvällarna, ofta i Excel-listor som bara en person riktigt förstår sig på. Tillsammans tar vi reda på var tiden försvinner, och vi bygger programvara där AI tar över handarbetet.
Vad AI kan göra för föreningar
En förening lever på människor som ger av sin fritid. För mycket av den går åt till administration: skriva av inträdesblanketter, stämma av kontoutdrag rad för rad mot avgiftslistan, svara på samma fråga om när träningen börjar för tionde gången. Det skriv- och sorteringsarbetet kan AI ta över, så att styrelse, kassör och sektionsledare får tid för själva föreningen igen.
Oftast är det inte tekniken som saknas utan ordningen. Medlemslistan finns i tre versioner, anmälningarna till sommarlägret kommer på lapp, mejl och sms, och när kassören lämnar sitt uppdrag följer halva föreningens kunskap med hennes laptop. AI gör verklig nytta först när alla arbetar i ett program med samma aktuella uppgifter.
Vi säljer inget färdigt program. Vi tittar på föreningens administration, letar upp uppgifterna där AI verkligen sparar timmar och bygger programvaran för dem. Det passar idrottsföreningen med anställt kansli lika bra som stödföreningen där allt hänger på tre ideella.
Där AI sparar tid i föreningen
Fem uppgifter där vi ofta börjar i föreningar. Varje exempel visar vad som ligger i Excel idag och hur det ser ut efteråt.
Medlemsregister
En aktuell medlemslista för hela styrelsen i stället för många Excel-versioner.
Se exemplet 02Avgifter och autogiro
Se betalda och obetalda avgifter och kontrollera autogirofilen före dragningen.
Se exemplet 03Anmälningssystem
Kurser, cuper och läger online, med deltagarlista och väntelista.
Se exemplet 04Bokning av hallar och planer
Ett bokningsschema för hallar, planer och lokaler som alla kan se.
Se exemplet 05AI-assistent för medlemsfrågor
Svarar på frågor om avgifter, datum och medlemskap, även på kvällar och helger.
Se exempletDet här är viktigt med AI i föreningen
-
De ideella först
Vi testar programvaran med dem som bara använder den ibland. Den som öppnar den en gång i månaden ska hitta rätt utan manual, även efter ett byte av förtroendeuppdrag.
-
Planera för styrelsebyten
Åtkomsten följer uppdraget. Tar någon ny över kassan efter årsmötet får hen ett konto och hittar allt på plats.
-
Skydda medlemmarnas uppgifter
Var uppgifterna lagras, vem som får se dem och hur länge de sparas bestämmer vi före implementationen. Vi kontrollerar också om en leverantör får använda era uppgifter för att träna AI.
-
Börja i liten skala
Föreningar har sällan budget för stora projekt. Vi börjar med uppgiften som kostar flest ideella timmar och hjälper till att hitta bidrag.
Så börjar ni med oss
Varje förening står på olika ställen. De flesta börjar på något av de här fyra sätten.
Ni vet ännu inte om AI lönar sig för er förening.
I rådgivningen tar vi reda på var ideella och anställda förlorar tid, och vi säger vad som lönar sig och vad som inte gör det.
Styrelsen vill först prova AI själv.
I workshoppen arbetar styrelse och aktiva med riktiga föreningsuppgifter och lär sig använda AI utan att lämna ut medlemsuppgifter.
Excel-listorna har länge varit svåra att överblicka.
Då bygger vi programvara som samlar medlemmar, avgifter och anmälningar på ett ställe och använder AI där den sparar handarbete.
Ni söker en partner som tar hand om allt.
En fast kontaktperson ger råd, bygger och sköter tekniken i den löpande driften, från den första genomgången.
Så går vi till väga
-
01
Genomgång
Tillsammans går vi igenom hur föreningen arbetar idag: vilka Excel-listor, blanketter, inkorgar och lappar som finns och vem som sköter dem. Efteråt vet båda parter var de flesta timmarna går.
-
02
Välj den första uppgiften
Vi föreslår var ni börjar, oftast med uppgiften som kostar flest timmar för ideella och anställda. Vi anger också omfattning och prisram.
-
03
Bygga och sköta
Vi bygger programvaran, flyttar över era befintliga uppgifter och introducerar teamet. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter kommer vi överens om före start.
Bidrag till digitalisering i föreningen
För föreningars digitalisering finns bidrag från kommuner, regioner, stiftelser och idrottsförbund. Villkoren skiljer sig mycket, och ansökningarna tar i sig ideell tid.
Vi hjälper till att hitta lämpliga program och tar fram projektbeskrivning och kostnadsplan till ansökan. Om bidrag beviljas avgör finansiären.
Stöd till ideella föreningar
Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sina arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. I det kostnadsfria första samtalet går vi igenom er uppgift och vad ett rimligt första steg kostar.
Vanliga frågor om AI för föreningar
Vad gör AI konkret för föreningar?
AI läser ut uppgifter ur blanketter, föreslår en koppling för oklara betalningar och skriver utkast till svar utifrån godkända dokument. Avgifter och lediga platser räknar programmet ut enligt fasta regler. Ändringar i medlemsuppgifter eller betalningar bekräftar en ansvarig person.
Från vilken storlek lönar sig AI för föreningar?
Antalet medlemmar avgör inte ensamt. Det beror på hur ofta en uppgift återkommer, om uppgifterna går att komma åt och hur mycket tid som faktiskt blir över efter kontroll och driftkostnader. För små föreningar räcker ibland en bättre mall eller ett färdigt föreningsprogram.
Är ni en AI-rådgivare eller en AI-byrå för föreningar?
Båda. Vi ger råd, bygger programvaran själva och tar sedan hand om driften. Ni kan börja med rådgivning eller en workshop och bestämma efter varje steg om ni vill fortsätta.
Vår styrelse saknar IT-kunskaper. Fungerar det ändå?
Ja, ingen behöver tekniska förkunskaper. Vi testar de vanligaste uppgifterna med era medlemmar och introducerar dem. Vem som sköter uppgifterna och godkänner ändringar behöver föreningen ändå bestämma tydligt.
Vad händer med våra medlemmars uppgifter?
Var uppgifterna lagras, vem som har åtkomst, hur länge de sparas och vad leverantörer får göra med dem bestämmer vi före implementationen. Dit hör frågan om era uppgifter får användas för att träna AI.
Vad kostar det och hur snabbt märker vi skillnad?
Det första samtalet är kostnadsfritt. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sina arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Pris och tidsplan för en implementation anger vi så snart omfattningen är klar.
Var lägger er förening mest tid?
Berätta kort vad som tar mest av styrelsens tid, om det är medlemslistan, avgifterna eller anmälningarna. Ni får en ärlig bedömning.