Medlemsfrågor besvarade innan inkorgen svämmar över. En AI-assistent för föreningar som svarar utifrån era egna underlag.
”Hur mycket kostar familjeavgiften?” ”När börjar träningen efter lovet?” Sådana frågor kommer varje vecka via mejl, meddelanden och telefon, och svaren står redan i stadgar, avgiftsregler och schema. Assistenten letar fram dem där, så att styrelse och kansli slipper göra det själva varje gång.
Varför de små frågorna tar så mycket tid
Varje fråga går snabbt att besvara, men tillsammans tar de kvällar. Föräldrar frågar om prova-på-pass, nya medlemmar letar efter bankgironumret, och inför varje säsongsstart vill alla veta de nya träningstiderna samtidigt. Ofta hamnar meddelandet hos fel person och skickas vidare först flera dagar senare.
Den som svarar letar upp stället i avgiftsreglerna, tittar i schemat eller frågar sektionsledaren. Informationen ligger utspridd på webbplatsen, på anslagstavlan i klubbstugan och i gamla utskick.
Assistenten svarar bara utifrån underlag som ni godkänner och anger källan. Före start testar vi den med motsägelsefulla dokument, inaktuella tider och frågor som saknar svar. Även då kan ett AI-svar vara fel. Personliga och oklara ärenden går därför till en människa.
Så förändras medlemsfrågorna
I dag
Frågor i alla kanaler
Mejl, samtal och meddelanden sprids över styrelsens privata mobiler.
Samma svar om och om igen
Avgiftens storlek, träningstider och uppsägningstid förklarar någon på nytt varje vecka.
Väntan på svar
Den som frågar väntar tills en ideell person hinner svara.
Efteråt
En kontaktpunkt
Medlemmar frågar på webbplatsen eller via mejl och får ett svar ur era underlag.
Svar med källa
Till varje svar anger assistenten stället i stadgar, avgiftsregler eller schema.
Människor för det speciella
Utträden, klagomål och specialfall samlas hos ansvarig person.
Det här kan programvaran sköta
Svar ur era underlag
Assistenten söker i de stadgar, avgiftsregler och scheman som ni har godkänt. Till varje svar visar den vilket dokument och vilken version svaret kommer från.
Vidare till rätt person
Utträden, klagomål och frågor som underlagen inte besvarar går till ansvarig person i föreningen, tillsammans med de uppgifter hen behöver för att kunna svara.
Aktuell utan teknikkunskaper
När avgiftsreglerna ändras laddar en ansvarig person upp den nya versionen, kontrollerar några exempelsvar och godkänner. Den gamla versionen tar systemet bort, så att assistenten inte svarar utifrån två versioner.
Så går vi till väga
-
01
Samla frågor
Vi samlar tillsammans med er de frågor som kommer in oftast och de underlag där svaren finns.
-
02
Bestäm gränserna
Vi bestämmer vilka frågor assistenten besvarar och vilka som alltid går till en människa. I början räcker ofta avgifter, träningstider och medlemskap.
-
03
Bygga och förvalta programvaran
Vi bygger assistenten, testar den med era verkliga frågor och kopplar in den på er webbplats eller i inkorgen. Drift, uppdateringar, lagringsplats och behörigheter avtalar vi före start.
Assistent, avgifter och anmälningar
De flesta medlemsfrågor handlar om pengar och tider. Är assistenten kopplad till anmälningssystemet eller avgiftsindragningen kan den säga om det finns platser kvar i kursen och skicka frågor om den egna avgiften vidare till kassören.
Vilka källor den får använda bestämmer ni. Personliga medlemsuppgifter hålls utanför den publika assistenten, och det testar vi före start. Vi kommer också överens om vilka meddelanden som sparas och när de raderas.
AI för föreningar Medlemsavgifter och betalningar Anmälningssystem AI-programvara för föreningar Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om assistenten
Vad gör en AI-assistent för föreningar när den inte vet svaret?
Den skickar frågan vidare till ansvarig person. Det gäller även frågor utanför det avtalade området. Båda fallen testar vi före start. Viktiga uppgifter bör medlemmar ändå kontrollera i den angivna källan.
Vilka underlag behöver assistenten?
Oftast räcker stadgar, avgiftsregler, schema och en lista med kontaktpersoner. Vad den får använda och vad som hålls utanför bestämmer vi tillsammans med er.
Var lagras uppgifter och meddelanden?
Lagringsplats, behörigheter och gallring bestämmer vi före genomförandet. Leverantörernas avtalsvillkor kontrollerar vi med avseende på om era data får användas för AI-träning.
Vad kostar det?
Det beror på hur många underlag och kanaler som ingår. Små program för föreningar börjar redan på 6 000 SEK. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Det första samtalet är kostnadsfritt, och därefter ger vi en realistisk prisram. Vill ni det undersöker vi också vilka bidrag som kan vara aktuella.
Visa oss era vanligaste frågor.
Berätta kort vilka frågor era medlemmar ställer om och om igen. Vi säger ärligt om en assistent lönar sig för er förening.