Reda ut först, bestämma sedan. AI-rådgivning för föreningar: nytta och prioriteringar.
I styrelsen dyker ordet AI upp, någon har redan provat något och kassören undrar om det alls är tillåtet med medlemsuppgifterna. Vår AI-rådgivning för föreningar reder ut de frågorna. Vi tittar på var ideella och anställda lägger sina timmar och säger öppet var AI hjälper och var den inte gör det.
Förstå först hur föreningen arbetar
I många föreningar har administrationen vuxit fram under flera år. Varje sektion har sin egen lista, kansliet sin egen inkorg, och vissa regler känner bara den som införde dem till. Innan ni köper eller beställer programvara lönar det sig att titta på hur föreningen faktiskt arbetar.
Därför pratar vi med dem som gör arbetet: styrelse, kassör, sektionsledare, tränare och, om det finns, kansliet. Vi skriver ner vilka uppgifter som återkommer varje vecka, var samma uppgifter förs in på två ställen och vad som skulle gå förlorat vid nästa styrelsebyte.
Passar ett färdigt föreningssystem eller räcker ett uppstädat kalkylblad säger vi det. En liten stödförening får en annan rekommendation än en idrottsförening med flera sektioner och anställt kansli.
Det här reder rådgivningen ut
Vart tiden går
Vi går igenom medlemsregister, avgiftsindragning, anmälningar, hallplan och inkorgar med er och uppskattar tillsammans hur många timmar varje uppgift tar.
Vad AI kan göra där
Vi testar på exempel från er förening: läsa av ansökningsblanketter, koppla betalningar till medlemmar, svara på frågor utifrån stadgarna. Sedan jämför vi hur bra resultatet är och hur mycket kontroll det kräver.
Dataskydd, kostnader, bidrag
Vi skriver ner vilka uppgifter som finns var och vem som kommer åt dem, jämför leverantörer och uppskattar kostnader för införande och drift. Bidragsvillkor kontrollerar vi om ni vill. Juridiska frågor reder ni ut med era egna experter.
Så går rådgivningen till
-
01
Kostnadsfritt första samtal
Ni berättar vad som tar mest tid i er förening. Vi säger om vi kan hjälpa och vilken omfattning en rådgivning skulle ha.
-
02
Gemensam nulägesgenomgång
Vi träffar styrelsen och dem som faktiskt sköter administrationen, i klubbstugan eller via video, och tittar direkt på listor, blanketter och inkorgar.
-
03
Skriftlig rekommendation
Ni får en kort rekommendation med omfattning, beroenden, prisram och uppskattad tidsvinst. Där står också hur mycket underhåll projektet kräver och vad som ska lämnas över vid ett styrelsebyte.
-
04
Genomgång i styrelsen
Vi presenterar rekommendationen på ert styrelsemöte och svarar på frågor. Sedan bestämmer styrelsen om och hur ni går vidare.
Det här har ni i handen efteråt
-
En översikt över er administration
Vilka listor, blanketter och inkorgar som finns, vem som sköter dem och var samma uppgifter står på flera ställen.
-
En turordning
Vilket projekt som kommer först eftersom det sparar flest ideella timmar, och vad som kan vänta.
-
En prisram
Ungefär vad de första stegen kostar, så att styrelsen kan planera in dem i föreningens budget.
-
Regler för medlemsuppgifter
Vilka uppgifter som får användas i vilket verktyg, så att ingen av misstag kopierar adresser eller bankuppgifter till en privat AI-app.
Efter rekommendationen
När det första projektet är bestämt kan vi genomföra det: vi bygger programvaran, för över uppgifterna från era listor och sköter driften om ni vill.
Ska hela teamet öva med AI först passar en workshop. Hur vi följer ett föreningsprojekt från rådgivning till drift står på sidan om AI-byrå för föreningar.
AI för föreningar Koppla ihop system och bygg lösningen Öva på användningen i teamet Välj projektpartner och support Boka ett första samtal Privat AI och databehandling Räkna realistiskt på AI-kostnader
Vanliga frågor om AI-rådgivning för föreningar
Vi är en liten förening. Lönar sig rådgivning för oss?
Ja, om omfattningen hålls liten. Ofta visar ett samtal och en kort genomgång redan om ett projekt lönar sig. Gör det inte det säger vi det.
Behöver styrelsen tekniska förkunskaper?
Nej. Det viktiga är att de som sköter administrationen i vardagen är med.
Måste vi fortsätta arbeta med er efteråt?
Nej. Rekommendationen är er. Ni kan genomföra den med oss, med en annan leverantör, med kunniga medlemmar eller inte alls.
Vad kostar rådgivningen?
Det första samtalet är kostnadsfritt. Ideella föreningar stöttar vi särskilt när de digitaliserar sitt arbetssätt, och beroende på projekt kan vi ge rabatt. Vad rådgivningen kostar för er förening säger vi så snart vi känner till uppgiften.
Vilket projekt ska granskas först?
Beskriv kort uppgiften och vad styrelsen behöver besluta. I det kostnadsfria första samtalet klargör vi vad en granskning ska ge.