AI för er fastighets- och BRF-förvaltning: mer tid för fastigheterna, mindre inmatning och färre ärenden som blir liggande. Vi bygger AI för felanmälningar, fakturor och styrelsebeslut.
Hantverkarens faktura utan ordernummer, skadeanmälan till fastighetsförsäkringen, underlaget till hyresförhandlingen, ansökan om andrahandsuthyrning och protokollet efter styrelsemötet: i många förvaltningar landar allt hos samma få personer, och mycket av dagen går åt till att föra över uppgifter mellan system.
AI Værk är er 360°-partner för AI i medelstora företag.
Ni arbetar direkt med oss två grundare, från första frågan ända in i den löpande driften. Tillsammans tar vi reda på var AI kan avlasta er, och sedan genomför vi det.
Vi vet hur arbetet ser ut inom fastighetsförvaltning och BRF-förvaltning: vattenskador från första samtalet till skaderegleringen med försäkringsbolaget, underlaget till hyresförhandlingen och årsredovisningar enligt K3 med de obligatoriska nyckeltalen. Vi känner också igen det som bromsar i varje verksamhet: att föra över data för hand mellan två system eller vänta på den enda person som vet svaret.
Ni börjar där ni står: med en första idé, ett arbetsflöde som tar för mycket tid eller en färdig plan som vi genomför.
Justus August och Elias Arndt
Om oss-
01
Rådgivning och AI-audit
I ett kostnadsfritt första samtal på ungefär 30 minuter lyssnar vi. I AI-auditen för 10 000 SEK går vi igenom era arbetsflöden, data och system och bestämmer tillsammans med er var ni ska börja.
Priser och AI-audit -
02
Workshoppar och utbildning
Ert team övar på verkliga uppgifter från sin egen vardag och lär sig använda AI-verktyg tryggt och granska resultaten.
Workshops -
03
AI-assistenter och chattbottar
Ert team eller era kunder frågar, och ert företags kunskap svarar: med källa och bara med det som frågeställaren har behörighet att se.
Interna AI-assistenter -
04
Processautomatisering
Återkommande arbetsflöden löper automatiskt från inkommande ärende till färdigt resultat, kopplade till de system ni redan använder.
Automatisera processer -
05
Skräddarsydd utveckling
Vi bygger programvara för just era behov där standardsystem inte räcker, till exempel ett verktyg för förvaltarbyten som läser den tidigare förvaltarens avtal, protokoll och öppna ärenden och förbereder dem för ert fastighetssystem.
Skräddarsydd utveckling -
06
Drift och underhåll
Vi driftar, övervakar och underhåller programvaran och bygger ut den när era arbetsflöden ändras.
Drift och övervakning
Där AI avlastar er förvaltning
Felanmälan med ansvarsfördelning
Kommer en felanmälan per telefon, mejl eller brev, lägger programvaran upp ärendet. Från Mina sidor hämtar den anmälningarna direkt. Saknas foton eller tillstånd att gå in med huvudnyckel, frågar den anmälaren. I en bostadsrättsförening bedömer den om felet är föreningens eller bostadsrättshavarens ansvar enligt 7 kap. 12 § bostadsrättslagen och anger var i stadgarna eller ansvarsfördelningslistan det står. Är felet bostadsrättshavarens, skriver den ett utkast till svar. Annars förbereder den arbetsordern till en hantverkare från er lista eller till företaget med serviceavtal. I ett hyreshus gör den det direkt.
Fakturor mot arbetsordern
Programvaran kopplar hantverkarnas fakturor till fastighet och arbetsorder, även utan ordernummer, jämför mängd och pris med arbetsordern och markerar avvikelser. Den föreslår också konto, visar om kostnaden hör till en åtgärd i underhållsplanen och lyfter frågan om den enligt K3 ska aktiveras som komponent eller kostnadsföras. Fakturor som den inte kan koppla säkert går till er ekonomiska förvaltare. Attesten följer attestordningen.
Uppgifter ur styrelsebeslut
Ur anteckningarna från styrelsemötet tar programvaran fram ett utkast till protokollet, med löpande paragrafnumrering och varje beslut i en egen paragraf. Till varje beslut lägger den upp uppgifterna: beställa arbetet, informera medlemmarna, föra in åtgärden i underhållsplanen. Uppgifterna går ut när protokollet är justerat.
Användningsexempel
Från fuktfläcken i taket till skaderegleringen
-
01
Samtal på kvällen
I en bostadsrättsförening med tolv lägenheter ringer bostadsrättshavaren i lägenhet 1102 en kväll om en fuktfläck i badrumstaket. Det droppar. Er jourtjänst tar emot samtalet och lägger upp ärendet. Programvaran hittar lägenhet 1202 ovanför och de boendes telefonnummer. Enligt er jourplan larmar den rörjouren och förvarnar de boende i 1202 om att rörmokaren kommer i kväll.
-
02
Orsak och försäkring
Nästa morgon hittar läcksökningen en otät stamledning i schaktet. Ledningen tjänar fler än en lägenhet och är därför föreningens ansvar. Programvaran tar fram skadeanmälan till föreningens fastighetsförsäkring med skadedatum, foton och läcksökningsrapporten. Den skriver också beställningen av avfuktning till den saneringsfirma som försäkringsbolaget anvisar och en lägesrapport till bostadsrättshavarna i 1102 och 1202. Er tekniska förvaltare kontrollerar allt och skickar.
-
03
Fakturor och skadereglering
Saneringsfirman och rörmokaren skickar sina fakturor. Programvaran jämför dem med beställningarna, kopplar dem till skadenumret och sammanställer underlagen till försäkringsbolaget. Den för upp självrisken som en kostnad för föreningen, eftersom skadan kommer från föreningens ledning. När ersättningsbeskedet kommer, stämmer programvaran av det mot underlagen och visar självrisk och eventuella åldersavdrag.
Kopplat till ert fastighetssystem
I Pigello lägger vår programvara upp ärenden och besiktningsärenden via det öppna API:t, uppdaterar dem och bifogar foton och rapporter. I Momentum lägger den upp ärenden med felbeskrivning och uppgift om nycklar och hämtar kund- och avtalsuppgifter. Momentums API är öppet dokumenterat, och ni ordnar åtkomsten hos Momentum.
För föreningar och fastighetsägare som ni bokför i Fortnox lägger programvaran upp granskade leverantörsfakturor där via Fortnox API och bifogar fakturan som fil. För system utan öppet gränssnitt får ert kontor resultaten som en färdig lista och för över dem själv.
Nämnda produktnamn är varumärken som tillhör respektive ägare. Att de nämns innebär inget partnerskap med tillverkarna och ingen rekommendation från dem.
Ni bestämmer var uppgifter om hyresgäster och bostadsrättshavare finns.
Namn, personnummer, kontonummer och obetalda hyror eller avgifter hos hyresgäster och bostadsrättshavare är personuppgifter. Ni bestämmer var programvaran körs, och vi sätter upp den där.
- Personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR innan programvaran ser verkliga uppgifter.
- Uppgifter om hyresgäster och bostadsrättshavare används aldrig för att träna AI-modeller.
- Varje åtkomst loggas. Ni ser vem som öppnade vad och när.
Arbeta tryggt med AI: utbildning för teknisk och ekonomisk förvaltning
Teamet övar på ett mejl som kommer efter varje större styrelsebeslut: vad tar programvaran hand om, vad ser AI:n av det, och vad avgör er förvaltare eller styrelsen? Reglaget visar hur namn och kontouppgifter skyddas.
”Hej! I informationsbladet läste jag att styrelsen har beslutat om takbyte. Vad betyder det för min månadsavgift? Från juli ska autogirot dra avgiften från mitt nya konto: Konto 3307clearingnummer 8327-9, kontonummer 945 112 330-7. Jag vill också hyra ut lägenheten i andra hand under ett år från september. Hur gör jag? Vänliga hälsningar, Person 5127Karin Lund, lägenhet 1103, Adress 4460Ekgatan 12, Malmö”
- Er server sätter in platshållare
- Skickas krypterat
- Moln-AI:n bearbetar
- Er server sätter tillbaka namnen
Bara er server vet vilken platshållare som hör till vilken person.
- Meddelandet kommer in
- AI:n på er server arbetar med hela meddelandet
Ingenting lämnar förvaltningen.
Hitta beslutet
Hitta styrelsens beslut om takbytet och avgiften i protokollet och för in dem i svaret, med den nya månadsavgiften för lägenhet 1103.
Byta konto
Hänvisa till banken: vid bankbyte flyttar den nya banken autogiromedgivandet, annars ändrar bostadsrättshavaren det i internetbanken. Kontonumret i mejlet används inte, och en moln-AI ser det bara som platshållare.
Svara om andrahandsuthyrningen
Svara att andrahandsupplåtelse kräver styrelsens samtycke enligt 7 kap. 10 § bostadsrättslagen, och fråga efter skälet och vem som ska hyra. Er förvaltare läser igenom svaret och skickar det. När ansökan kommer in, för programvaran upp den på dagordningen för nästa styrelsemöte.
Frågor inför starten
Beställer programvaran hantverkare själv?
Vid akuta fel ja, enligt den jourplan ni har bestämt i förväg. Annars förbereder den beställningen, och ni skickar den. Vid varje beställning visar programvaran beloppsgränsen från förvaltningsavtalet eller styrelsens beslut. Den för upp större åtgärder på dagordningen för nästa styrelsemöte; för hyresfastigheter skriver den ett utkast till förfrågan till fastighetsägaren.
Vad gör programvaran för förvaltningen av hyresfastigheter?
Inför hyresförhandlingen med Hyresgästföreningen tar programvaran fram underlaget: hyra, yta, standard och åtgärder sedan förra förhandlingen för varje lägenhet, och fastighetens kostnadsutveckling för drift och underhåll. Kompletterat med jämförelselägenheter stöder samma underlag er vid en bruksvärdesprövning enligt 12 kap. 55 § jordabalken. När en hyresgäst flyttar ut, lägger den upp avflyttningsbesiktningen som ärende och tar fram besiktningsprotokollet ur anteckningar och foton. För alla flerbostadshus, hyreshus som föreningar, bevakar programvaran intervallen för OVK, tre år vid FT- eller FTX-ventilation och sex år vid F-, FX- eller självdragsventilation, och påminner innan energideklarationen blir tio år gammal.
Förbereder programvaran också föreningsstämman?
Ja. Ur motioner, öppna ärenden och tidigare protokoll tar den fram ett utkast till dagordning och till styrelsens yttranden över motionerna. Den bevakar sista dag för kallelse enligt stadgarna. Programvaran lägger också den undertecknade årsredovisningen och revisionsberättelsen till stämmohandlingarna och påminner om att de ska finnas tillgängliga minst två veckor före stämman. Den kontrollerar att förvaltningsberättelsen har alla obligatoriska nyckeltal enligt 6 kap. 3 a § årsredovisningslagen och K3.
Vi har redan felanmälan på Mina sidor. Vad tillför AI Værk då?
Ni fortsätter använda felanmälan på Mina sidor som i dag. Vår programvara hämtar anmälningarna direkt därifrån och lägger upp ärenden för samtal, mejl och brev som kommer in vid sidan av. Sedan tar den hand om stegen där något ska prövas: ansvar enligt stadgarna, faktura mot arbetsorder, försäkringsärende, uppgifter ur styrelsebeslut.
Vad kostar det att komma i gång?
Det första samtalet är kostnadsfritt. Är uppgiften tydlig kan vi lämna offert direkt. Behövs en närmare genomgång kostar AI-auditen 10 000 SEK och räknas av i sin helhet vid implementering med AI Værk. Hittar vi ingen meningsfull användning av AI faller avgiften bort; utlägg som avtalats i förväg betalas ändå. Införande, licenser, drift och support anges var för sig i offerten. Alla priser anges exklusive moms.
Hur lång tid tar det hos er innan försäkringsbolaget har alla underlag för en vattenskada?
Berätta i ett kostnadsfritt första samtal hur en skada hanteras hos er, vem som granskar fakturorna och hur ett styrelsebeslut blir en beställning. Vi visar var AI sparar tid, vad det kostar och hur det kopplas till ert fastighetssystem.