Dokumenthantering med AIInkommande underlag blir kontrollerade data.
Fakturor, order och blanketter kommer som pdf, skannade dokument eller e-fakturor och skrivs ofta in för hand. Vi bygger en hantering som känner igen varje dokument, läser ut de överenskomna fälten och kontrollerar dem. Ert system får strukturerade data, och ert team reder ut de osäkra fallen.
Dokument vi hanterar
Registrera leverantörsfakturor
Leverantör, fakturanummer, datum, rader, belopp och valuta hamnar som en post i ert system. Originalet sparas, och varje värde hänvisar till sin plats i dokumentet.
Ta emot order
Vi läser ut order som kommer som e-postbilagor och stämmer av artikelnummer och antal mot era grunddata. Ert team ser avvikelser innan ordern läggs upp.
Sortera blanketter och ansökningar
Vi känner igen dokumenttypen, kopplar den till rätt ärende och läser ut de fält som nästa steg behöver. Saknade obligatoriska uppgifter flaggas direkt.
Från inkorg till kontrollerad post
- 01
Bestämma dokument och fält
Vi samlar representativa exempel tillsammans med er, även dåliga skanningar och ovanliga layouter. Tillsammans bestämmer vi vilka dokumenttyper och fält hanteringen omfattar och vilket system som tar emot dem.
- 02
Läsa ut och kontrollera
Strukturerade e-fakturor, till exempel Peppol BIS, läser vi direkt ur deras XML. OCR använder vi när texten först måste tas fram ur en bild. Därefter kontrollerar regler obligatoriska fält, belopp, valuta och dubbletter.
-
03
Skicka osäkra fall till granskning
Ett konfidensvärde ensamt visar inte att ett värde stämmer, så vi kombinerar det med kontrollerna. Saknas ett värde eller går en summa inte ihop ser ert team dokumentet med platsen markerad och rättar direkt.
- 04
Testa och lämna över
Vi mäter fel per fält på exempel som hanteringen inte har sett tidigare. Vi testar också att ett nytt försök efter ett avbrott skriver varje post till ert system en enda gång.
-
Strukturerade data med ursprung
Ert system får de överenskomna fälten som en post, kopplad till originaldokumentet och platsen för varje värde. Ert team granskar alla poster eller bara de flaggade fallen, enligt det upplägg ni valt.
Ni ser för varje fält hur ofta det stämmer på era testdokument. Nya layouter lägger vi till i samma testsamling och ser om en ändring försämrar befintliga resultat.
Hur mycket ska gå automatiskt?
Hanteringen kan förbereda data för granskning eller skicka kontrollerade data vidare direkt. Bestäm per dokumenttyp när ert team bekräftar.
Så går en faktura genom hanteringen
En faktura kommer som pdf via e-post. Hanteringen känner igen typen, läser ut leverantör, nummer och belopp och upptäcker att leverantör, fakturanummer och datum stämmer med en befintlig faktura. Den håller kvar posten och visar ert team båda dokumenten sida vid sida.
Automatisera nästa stegVanliga frågor
Bokför hanteringen fakturor automatiskt?
Den levererar strukturerade data till ert ekonomi- eller affärssystem. Era attestregler och ert team avgör om och när något bokförs där. Vi sätter upp överföringen enligt det vi kommer överens om för varje dokumenttyp.
Hur hanterar ni dåliga skanningar?
Vi tar med dåliga skanningar i testexemplen från början. När OCR läser ett värde osäkert eller inte alls går dokumentet till ert team med platsen markerad.
Vilka system kan ta emot uppgifterna?
Vi kopplar det system ni använder i dag via dess gränssnitt eller ett överenskommet importformat. I början går vi igenom målsystemet och anger insatsen för integrationen.
Vilka dokument skriver ert team in för hand i dag?
Beskriv vilka dokument ni hanterar och vilket system som ska ta emot uppgifterna. Vi tittar på anonymiserade exempel tillsammans.