Fiktivt exempel · alla siffror är antaganden
Vad ni kan besluta efter en AI-audit. Ett exempel från kontorets vardag.
Skulle en intern assistent hjälpa? Räcker bättre mallar? Eller behöver ni först ordna dokumenten? Det här fiktiva exemplet visar hur vi bedömer frågorna. Det är inget kundprojekt eller fast paket; omfattningen av er audit bestäms i förväg.
Utgångsläge: inkorgen tar tid varje dag
Exempelföretaget besvarar 120 liknande kundfrågor i månaden. Medarbetarna letar efter information om tjänster och rutiner i tre dokumentmappar och äldre mejl. Ett svar antas ta åtta minuter i genomsnitt, inklusive sökning och kontroll.
Vissa dokument finns i flera versioner utan tydligt ansvar för vilken som gäller. Kundspecifika priser och överenskommelser får bara ses av ansvariga medarbetare. Målet skulle vara mindre sök- och skrivarbete utan att uppgifter kopplas till fel kund.
Vad vi skulle undersöka
Det faktiska arbetsflödet
Gå igenom ett vanligt ärende och ett svårt undantag med dem som gör arbetet. Skilj på sökning, utkast och kontroll. Antagna volymer och tider behöver verifieras i verkligt arbete.
Underlag och behörigheter
Vilka dokument är aktuella och godkända? Finns motstridiga versioner? Vem får se respektive kunds uppgifter? Även en välbyggd assistent behöver tillförlitliga källor.
Befintliga program
Vilka mallar, sökfunktioner och gränssnitt finns redan? En ny tillämpning behöver ge en tydlig fördel jämfört med dessa möjligheter.
Två vägar att jämföra
Börja utan ytterligare AI
- Bestäm vilka dokumentversioner som gäller och vem som ansvarar för dem.
- Lägg in svarsmallar för återkommande standardfrågor i det befintliga mejlprogrammet.
- Kontrollera hur mycket sök- och skrivarbete som återstår.
Om tillräckligt arbete återstår: en intern assistent
- Anslut bara godkända källor och visa var uppgifterna kommer från.
- Förbered utkast med rätt behörigheter.
- Människor granskar svaren och hanterar specialavtal och oklara ärenden.
En exempelberäkning med antagna värden
-
Idag: 120 frågor × 8 minuter = 16 arbetstimmar per månad.
-
Möjlig tidsvinst efter kontroll: antagna 3 minuter per fråga = 6 timmar per månad.
-
Med antagna 500 SEK per arbetstimme motsvarar det 3 000 SEK i frigjord kapacitet per månad.
-
Antagen driftskostnad: 700 SEK per månad. Beräknat kapacitetsvärde efter drift: 2 300 SEK per månad.
-
Med en antagen engångskostnad på 34 000 SEK: 34 000 ÷ 2 300 ≈ 15 månader till beräknad återbetalning. Alla belopp anges i SEK.
Rekommendationen i exemplet: ordna underlaget först
Med dessa antaganden är egen utveckling inget självklart nästa steg. Börja med att ordna dokumenten och använda befintliga svarsmallar. Bedöm sedan om tillräckligt återkommande sökarbete återstår för att motivera en intern assistent.
De sex timmarna är ingen uppmätt besparing. Även om tidsvinsten uppnås minskar den inte automatiskt lönekostnaden. Nyttan är kapacitet som företaget kan använda till annat arbete. Införande, källunderhåll och rättelser behöver också räknas in.
Inför ett möjligt test bestämmer vi vad som ska kontrolleras: rätt källor, synliga luckor, åtskillnad mellan kunder och faktisk tidsvinst efter granskning. Resultaten avgör om ett större genomförande är motiverat.
Räkna med era egna antaganden AI-kostnader och ekonomisk nytta
Råd om säker användning
Ett första test kan använda godkänd allmän information om tjänster utan personliga kunduppgifter. Konfidentiella dokument tas in först när dataflöden och behörigheter är klara. Privat AI kan passa för behandling som ska stanna internt.
Teamet behöver gemensamma arbetssätt: tillåtna underlag, granskning av källor och när ett svar ska lämnas vidare. Utbildning och ansvar för aktuella dokument hör till införandet.
Vad det innebär för er audit
Vad kostar AI-auditen?
Implementerar ni sedan med AI Værk räknas den av i sin helhet. Annars kostar den 6 000 SEK för överenskommen omfattning. Ni får utvalda arbetsflöden undersökta, rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om praktisk och säker användning. Det första samtalet är kostnadsfritt.
Hur räknas avgiften av?
Hela avgiften räknas av vid implementation med AI Værk. Exempel: vid en avtalad utvecklingskostnad på 34 000 SEK och en redan betald audit på 6 000 SEK återstår 28 000 SEK. Ytterligare driftskostnader och utlägg avtalas separat.
Vad händer om AI inte är ekonomiskt motiverat?
Hittar vi ingen ekonomiskt motiverad AI-användning tas inget arvode ut för auditen. Endast utlägg som avtalats i förväg, exempelvis resor, återstår. Rekommendationen kan vara att använda befintliga program bättre.
Måste vi beställa ett projekt efteråt?
Nej. Rådgivning eller genomförande avtalas separat. Ni beslutar om och hur ni vill gå vidare utifrån rekommendationerna.
Vilket arbetsflöde vill ni undersöka?
Beskriv uppgiften och era befintliga system i ett kostnadsfritt första samtal. Ni behöver inte skicka konfidentiella dokument i det här skedet.