Kundernas underlag, sorterade och redo i Fortnox. Vi bygger AI-programvara för redovisnings- och revisionsbyråer och kopplar den till Fortnox.
Kunderna skickar kvitton som foto, fakturor som pdf och kontoutdrag i samma mejl. Vår programvara delar upp underlagen, kopplar dem till rätt kund och lägger dem redo i Fortnox. För betalningar utan underlag skriver den frågan till kunden direkt, och teamet skickar den.
Så får er byrå sorterade underlag
AI-audit av ert underlagsflöde
Vi går igenom hur underlagen kommer in till er och vad Fortnox redan sköter. 10 000 SEK, som räknas av i sin helhet vid implementering.
Priser och AI-auditProgramvaran byggs och kopplas
Vi utvecklar programvaran för ert underlagsflöde, kopplar den till Fortnox och sköter hosting och underhåll. Mindre lösningar från 25 000 SEK.
LösningarTeamet utbildas
Era konsulter lär sig på riktiga kundmejl vad programvaran tar hand om och var de själva bestämmer.
WorkshopsDet här tar programvaran hand om
Dela upp och koppla underlag
En pdf med åtta fakturor blir åtta underlag, vart och ett hos rätt kund i Fortnox. Leverantörsfakturorna går vidare till fakturatolkningen i Fortnox.
Hitta betalningar utan underlag
Inför periodavstämningen jämför programvaran bankhändelserna med underlagen och listar det som saknas. Teamet frågar kunden en gång i stället för tre.
Underlag till revisionen
För revisionsbyråer letar programvaran fram faktura och följesedel till varje post i stickprovet och för in datum och belopp i granskningsdokumentationen.
Användningsexempel
Från en månads mejl till klar periodavstämning
-
01
Underlagen kommer
En byggfirma skickar elva mejl för september och en skanning med sju fakturor. Programvaran känner igen 21 underlag och lägger dem hos kunden i Fortnox.
-
02
Luckorna syns
Den stämmer av mot bankhändelserna: till en tankning, ett köp på bygghandeln och en leasingavgift saknas underlag.
-
03
Frågan går iväg
Programvaran skriver ett mejl med de tre betalningarna och teamet skickar det. Fotona som kunden skickar tillbaka kopplas till rätt betalning. Konteringsförslagen i Fortnox granskar teamet som vanligt.
Kundernas underlag stannar där ni bestämmer.
Ni har tystnadsplikt mot era kunder. Därför bestämmer ni var programvaran körs, och vi sätter upp den precis så.
- Vi och alla som medverkar förbinder oss skriftligen till sekretess.
- Personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR innan programvaran ser verkliga underlag.
- Underlagen tränar inga AI-modeller, och varje åtkomst loggas.
Kopplat till Fortnox
Med Fortnox Byråpartner har ni alla kunder under en inloggning, och fakturatolkningen i Fortnox föreslår kontering för leverantörsfakturor. Det använder ni som vanligt; vår programvara tar hand om det som ligger i inkorgen före. Där Fortnox har ett gränssnitt eller en importväg för vi över underlagen direkt. Annars hämtar teamet dem med ett klick från en arbetslista. Vilken väg som passar er går vi igenom i det första samtalet.
Nämnda produktnamn är varumärken som tillhör respektive ägare. Att de nämns innebär inget partnerskap med tillverkarna och ingen rekommendation från dem.
Teamet övar på riktiga kundmejl
I utbildningen arbetar teamet med mejl som de kommer in varje månad. Med reglaget ser ni vad en moln-AI får se av dem.
”Hej Anna! Här är skanningen med fyra fakturor för Företag 418Ek Bygg AB och kvittot från tankningen den 14 september som ni saknade. Får jag förresten köra firmabilen privat? Hälsningar, Person 2184Johan Ek”
- Er server sätter in platshållare
- Moln-AI:n bearbetar
- Er server sätter tillbaka namnen
Bara er server vet vilken platshållare som hör till vilken kund.
- Mejlet kommer in
- AI:n på er server arbetar med hela mejlet
Ingenting lämnar byrån.
Dela upp skanningen
Kontrollera att skanningen blivit fyra fakturor hos rätt kund, även när AI:n bara ser företaget som platshållare.
Koppla kvittot
Koppla tankkvittot till rätt betalning den 14 september.
Känn igen skattefrågan
Lämna frågan om förmånsbilen till den ansvariga konsulten.
Frågor om Fortnox
Gör inte Fortnox redan det här?
Fortnox tolkar leverantörsfakturor och föreslår kontering, och det använder ni som vanligt. Vår programvara tar hand om steget före: underlag från mejl och foton, rätt kund och frågor om det som saknas.
Behöver kunderna ändra något?
Nej. De skickar sina underlag som de brukar. Den som redan laddar upp i Fortnox fortsätter med det.
Vad kostar det?
Det första samtalet är kostnadsfritt. AI-auditen kostar 10 000 SEK och räknas av i sin helhet om ni genomför projektet med AI Værk. Mindre lösningar börjar på 25 000 SEK. Hosting och support står var för sig i offerten. Alla priser exklusive moms.
Vem genomför det?
Ni arbetar direkt med oss grundare. Justus står för rådgivning och utbildning, Elias för utveckling, koppling och drift. Gärna tillsammans med er IT-leverantör.
Hur många underlag saknar ni varje månad?
Berätta i ett kostnadsfritt första samtal hur underlagen kommer in till er. Vi visar vad programvaran tar hand om och vad det kostar.